Factura electrónica obligatoria en España

Breve resumen de todo lo que necesitas saber (de momento)

En este artículo explicaremos:

• ¿Qué es la Ley Crea y Crece?
• Principales objetivos de la Ley Crea y Crece
• ¿A quién afecta la facturación electrónica de la Ley Crea y Crece?
• ¿Qué se necesita para cumplir con la nueva Ley de factura electrónica?
• ¿Cuándo entra en vigor el anteproyecto de Ley crea y crece?
• Otras normativas con fecha límite de implantación
• Diferencia entre la Facturación electrónica y la Ley Antifraude

¿Qué es la ley Crea y Crece?

• La Ley de Creación y Crecimiento Empresarial, bautizada por el Gobierno como “Ley Crea y Crece”, es una de las reformas más importantes del llamado “plan de recuperación, transformación y resiliencia” para dar impulso a la pequeña y mediana empresa en España.
  
• Esta normativa incluye una serie de reformas para mejorar el clima de negocios e impulsar el emprendimiento en todo el territorio nacional.
  
• La Ley Crea y Crece se ha aprobado el 15 de septiembre de 2022 y ya está en vigor desde el 29 de septiembre de 2022

• La Ley Crea y Crece y su normativa de desarrollo han introducido un importante impulso a la facturación electrónica y en breve, irá generalizándose en las relaciones B2B. La factura electrónica sigue avanzando y lo hace desde los puntos de vista tecnológico y legal.
  

• La directiva comunitaria del IVA tiene dos artículos (el 218 y el 232) que pueden afectar a la factura electrónica, en la medida en que se establezca como obligatoria en ciertos casos. En ambos, se habla de la posibilidad de emitir o transmitir facturas en papel. Por ello, las modificaciones que se pretende introducir en la normativa de la factura electrónica necesitarán que España obtenga una excepción.
  
• Los principios más básicos sobre su impulso y obligaciones vienen recogidos en la Ley 56/2007. Esta ha sido reformada no hace mucho por la Ley 18/2022, coloquialmente denominada Ley Crea y Crece. En particular, ha modificado el artículo 2.bis para introducir nuevas obligaciones. No obstante, se espera para que entre en vigor la llegada de la excepción a la directiva del IVA antes mencionada y del desarrollo reglamentario, pendiente a la redacción de estas líneas, pero del que ya se conoce su borrador.

Por ello, conviene que las pymes y autónomos vayan conociendo los principales fundamentos sobre factura electrónica. Hoy, de hecho, todavía muchos desconocen lo más básico sobre esta nueva obligación. 

Principales objetivos de la Ley Crea y Crece

La Ley Crea y Crece se integra en un ámbito en el que convergen diversas normativas, cuyos objetivos son los siguientes:

• Agilizar el proceso de creación de empresas.
• Eliminar obstáculos legales.
• Potenciar instrumentos de financiación 
• Introducción de la factura de forma electrónica para todos los autónomos y PYMEs.
• Luchar contra la morosidad comercial, impidiendo el acceso a subvenciones públicas a empresas que incumplan los plazos de pago y promoviendo el uso de la factura electrónica. Las empresas que incumplan los plazos legales de pago caerán en una lista negra.
• Impulsar la transformación digital en las empresas, principalmente en las pymes.
• Fomentar el uso de medios electrónicos para la transferencia mercantil.
• Facilidad para presentar las autoliquidaciones de impuestos. La Agencia Tributaria, al tener los datos de las facturas electrónicas, podrá facilitar la presentación de los modelos fiscales a los autónomos y PYMEs.

¿A quién afecta la facturación electrónica de la Ley Crea y Crece?

La nueva Ley Crea y Crece establece en su artículo 12 lo siguiente:

• “Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura.”

Esta obligación no será aplicable cuando:

• Una de las dos partes de la operación no tenga en el territorio español la sede de su actividad económica, o no tenga en el mismo un establecimiento permanente al que se dirija la facturación o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual
  
• Se trate de facturas simplificadas emitidas al amparo del artículo 4 del Reglamento de facturación, excepto que se trate de facturas simplificadas cualificadas a las que se refiere el artículo 7.2 de dicho Reglamento.
  
• Se expidan voluntariamente sin que exista obligación de hacerlo
  
• En cualquier caso, se deberá expedir factura electrónica cuando las partes de la operación hayan optado por el cumplimiento material de la obligación de expedir factura a través de los destinatarios de la operación o por terceros. En estos casos, con independencia de quién sea el tercero, el empresario, profesional o sujeto pasivo obligado a la expedición de la factura será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones establecidas.

Con esta norma, la obligación de las facturas electrónicas se extenderá ahora a todo el sector privado. Hay que tener en cuenta que esta factura electrónica obligatoria no aplica a facturas dirigidas a consumidores o usuarios finales (por ejemplo, la factura de un traductor a un usuario particular o una factura simplificada de un restaurante).

¿Qué se necesita para cumplir con la nueva Ley de factura electrónica?

Según el Reglamento de facturación en sus artículos 9 y 10, como cualquier otra factura, debe guardar todos los requisitos del reglamento de facturación. Puede decirse que es una factura electrónica con las siguientes características:

Ha de haber sido expedida y recibida en formato electrónico. Por tanto, una factura que ha sido confeccionada por medios informáticos y entregada en mano no será electrónica.

Su autenticidad y origen deben quedar garantizados por un medio válido. Los principales son la firma electrónica y el intercambio electrónico de datos (EDI por sus siglas en inglés). Además, la Agencia Tributaria puede validar, si lo considera oportuno, cualquier otro medio que tú le comuniques antes de que vayas a emplearlo. 

A expensas de la aprobación de este reglamento, los elementos que se detallan en el mismo son los siguientes:

Sistema español de factura electrónica – Software que se puede utilizar:

• Facturas serán emitidas a través del programa de facturación de la AEAT o un software certificado: Para que una factura electrónica sea legal, la empresa deberá haberla emitido a través de un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos por este mismo reglamento para los softwares de facturación.
  
• También cabe la opción, para los casos en los que se emitan muy pocas facturas o de forma muy aislada, de utilizar la aplicación informática que a tal efecto pondrá a disposición la Administración tributaria.
  
• Todas las facturas electrónicas emitidas por medio de plataformas privadas deberán estar firmadas por el emisor con firma electrónica avanzada en el sentido establecido en el artículo 10.1.a) del Reglamento de facturación.
  
• Las plataformas de intercambio de facturas electrónicas privadas que formen parte del sistema español de factura electrónica deberán tener capacidad probada de conectarse con la solución pública de facturación electrónica y, adicionalmente, cumplir los requisitos técnicos establecidos en el artículo 10 del Real Decreto.

Formatos de factura electrónica. Interconexión entre plataformas.

La solución debe ser interconectable e interoperable. Ello, en términos del proyecto de reglamento, implica que la solución empleada debe ser capaz de “transformar el mensaje de factura entre todos los formatos admitidos garantizando la preservación de la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido”. Por tanto, no podrás emplear un software que solo sea capaz de manejar un formato concreto.

Los formatos establecidos son los siguientes:

• Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII).
  
• Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015
  
• Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735
  
• Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.

El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital podrá añadir otras sintaxis adicionales:

• Garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados: Estas tres claves se podrán cumplir a través de distintos elementos que fijará el reglamento una vez que se haya aprobado. Algunos de ellos podrían ser las huellas digitales del contenido, el empleo de códigos QR que faciliten la captura y digitalización de la información impresa, la estandarización de formatos de los datos o el uso de firma digital.

• Utilizar un formato que asegure el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios: los destinatarios deberán poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas fácilmente. El acceso a la factura electrónica deberá mantenerse durante al menos cuatro años.

• Incluir los demás elementos obligatorios que ya marca el reglamento de facturación para cualquier factura.

¿Qué solución se puede emplear para la factura electrónica ?

Como su propio nombre indica, la factura electrónica no es algo que puedas hacer a mano en un papel. Lo primero será contar con un software de facturación, que debe cumplir, al menos, cuatro requisitos:

• A partir del 1 de julio de 2025, tendrá que cumplir con las reglas del software antifraude:
  • Integridad
  • Conservación
  • Accesibilidad
  • Legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad.

Esto es importante ya que no puedes emplear cualquier programa para hacer tus facturas. El proveedor ha debido ser certificado y, entre otros aspectos, la herramienta debe garantizar que los registros informáticos de tu facturación no son manipulables.

Además, deberá permitirte acceder a las funciones que garantizan la autenticidad y origen (por ejemplo, firmar electrónicamente o realizar un intercambio electrónico de datos).

¿Qué hace el destinatario con una factura electrónica?

Además de las obligaciones habituales de conservación, el destinatario, debe informar al remitente sobre el estado de la factura. Al menos, habrá de hacerlo sobre los siguientes aspectos:

• Aceptación o rechazo de la factura y su fecha. 
• Pago efectivo completo de la factura y su fecha. 

Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados: 

• Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
• Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
• Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.

La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso.

Con la factura electrónica, queda constancia de cuándo se pagan las facturas, lo que se espera que se traduzca en una reducción de la morosidad en las relaciones B2B.

¿Cuándo entra en vigor el anteproyecto de Ley Crea y Crece?

El pasado 20 de junio se publicó el Proyecto de Real Decreto por el que desarrolla la Ley 18/2022, de 28 de septiembre. Posteriormente, y tras su paso por el Consejo de Estado, deberá aprobarse por el Consejo de ministros y publicarse en el Boletín Oficial del Estado.

La directiva comunitaria del IVA tiene dos artículos (el 218 y el 232) que pueden afectar a la factura electrónica, en la medida en que se establezca como obligatoria en ciertos casos. En ambos, se habla de la posibilidad de emitir o transmitir facturas en papel. Por ello, las modificaciones que se pretende introducir en la normativa de la factura electrónica necesitarán que España obtenga una excepción, la cual aún está pendiente de aprobar.

Desde el momento en el que se apruebe el reglamento de la factura entre empresas y profesionales, estos contarán con los siguientes plazos para adaptarse a esta nueva obligación:

• Un año si su facturación es superior a ocho millones de euros.
• Dos años para el resto.

Otras normativas destacadas que hay que tener en cuenta y también afecta a Pymes y autónomos, con fecha límites de implantación

Las facturas electrónicas, no dejan de ser facturas. Por ello, tienen que respetar todo lo establecido en la normativa general, de forma particular en la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido y en el reglamento de facturación.

También tiene cierta relación la normativa surgida a partir de la Ley 11/2021, coloquialmente conocida como Ley Antifraude de 2021. Esta norma modificó muchos aspectos, incluidos ciertos artículos de la Ley General Tributaria, que introdujeron el llamado software antifraude. En diciembre de 2023, esta reforma vivió un desarrollo reglamentario que se materializó en el Real Decreto 1007/2023 y que será de cumplimiento obligatorio para Pymes y Autónomos a partir de julio 2025

En las relaciones con la Administración, existen unas normas específicas de facturación electrónica. Están contenidas en la Ley 25/2013 y su normativa de desarrollo.

Diferencias entre la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude de 2021

Aunque ambas normas abordan muchos temas, están íntimamente relacionadas en lo que se refiere al terreno de la facturación. No obstante, sus campos son diferentes. Podemos observar en esta tabla las principales diferencias:

LEY CREA Y CRECE

• Parte de una normativa existente de factura electrónica (la Ley 56/2007) que pretende reformar.
• A consecuencia de la Ley Crea y Crece debe aprobarse un reglamento de la factura electrónica entre empresas.
• El objeto de la reforma es la propia facturación electrónica, en especial lo referido a la realizada en operaciones entre empresas.

LEY ANTIFRAUDE DE 2021

• En materia de facturación, destaca la reforma que introduce en la Ley General Tributaria, en especial en lo referente a los medios electrónicos que se emplean para facturar.
• El coloquialmente llamado reglamento veri*factu es consecuencia de la Ley antifraude.
• Esta reforma se refiere, incluso más que a las facturas en sí, a los registros informáticos que desarrolla el proceso de facturación.

En resumen, tienes un tiempo por delante para adaptarte a la factura electrónica. Por lo que no olvides que será necesario adoptar un software de facturación electrónica que te garantice el cumplimiento normativo de modo sencillo.